Comment définir la signature électronique ?
- La définition de la signature électronique
La signature électronique s’est répandue depuis l’arrivée de la crise sanitaire. En effet, selon une enquête, 26 % des entreprises ont adopté une solution de signature électronique depuis le confinement de mars 2020. La plupart de ces entreprises ont utilisé cette solution pour parapher leurs documents dans leurs activités.
On peut définir la signature électronique, autrement dit signature numérique, comme une solution, qui permet de garantir l’intégrité d’un document. De plus, elle permet d’identifier et d’authentifier correctement le signataire du document. Cette signature numérique a la même valeur qu’une signature manuscrite : elle présente la même légalité. En revanche, la signature électronique est différente de la signature scannée. En effet, la signature scannée ne permet pas de rapporter une preuve de consentement en cas de litige.
- Les objectifs de la signature numérique
À propos des objectifs de la signature électronique, ils sont assez nombreux. Premièrement, la signature électronique permet de garantir l’intégrité d’un document. L’intégrité du document consiste à s’assurer que le document n’a pas été modifié après sa signature. Deuxièmement, elle permet de quantifier correctement son auteur (le signataire). Et troisièmement, cette solution numérique permet de rapporter une preuve de consentement. Pour une entreprise, la signature électronique est très avantageuse. En effet, elle permet de signer un maximum de documents concernant l’activité de l’entreprise : des contrats de travail, des factures, des devis, des bons de commande, etc.
La signature électronique doit avoir plusieurs caractéristiques. Cette signature doit être authentique, c’est-à-dire que l’identité du signataire doit pouvoir être récupérée. Elle doit aussi être non-réutilisable, la signature doit être apposée sur le document et ne doit pas être déplacée sur un nouveau document. Elle doit aussi être infalsifiable, cette signature ne doit pas être reproduite par autrui. La signature numérique doit aussi être inaltérable, quand le document est signé, il ne peut plus être modifié. Et cette signature doit être irrévocable, le signataire ne peut plus contester une fois le document signé.
- Les avantages indéniables de la signature électronique
La signature électronique présente de nombreux avantages. Elle est un gain de temps. La signature électronique permet d’avoir une signature en un rien de temps, une signature peut être faite à distance en seulement quelques secondes. L’envoi et l’échange des documents sont simples, ils peuvent se faire via un téléphone ou même un ordinateur. Cette solution permet d’accélérer le processus de signature et de suivre l’avancement des dossiers. En plus d’être un gain de temps, elle permet de faire des économies à une entreprise. Les commandes de papier, d’encre ainsi que tout le matériel nécessaire pour signer un document sont des véritables coûts pour l’entreprise ainsi que les frais d’envoi ou de déplacement. De plus, la signature numérique permet de sécuriser vos données dématérialisées, les documents sont gardés dans un coffre-fort sur les plateformes de signature électronique.
Quelle est la valeur juridique de la signature électronique ?
Selon le code civil, la signature électronique à la même force probante que la signature sur papier. Depuis le 1er juillet 2016, l’eIDAS a créé un cadre légal sur l’utilisation de la signature électronique et a instauré des règles qui s’appliquent sur toute l’Union Européenne. Ce règlement a instauré trois types de signature électronique : simple, avancé et qualifié. Le type de signature avancé et qualifié ont un niveau de sécurité plus élevé et sont plus fiable devant la justice, car ils garantissent l’identité du signataire.
Le choix du type de signature dépend du choix de l’utilisation de la signature numérique. En effet, en cas de litige, plus le niveau de sécurité de votre signature est élevé, plus il sera difficile de contester la fiabilité du document signé.
LiveConsent, une solution de signature électronique indispensable pour les entreprises
Avant de se lancer dans une solution de signature électronique, il est important de choisir un bon prestataire de ce service.
La plateforme française de signature électronique LiveConsent est intéressante, elle propose un niveau de sécurité correct car elle utilise le type de signature avancée. LiveConsent offre aux entreprises une certaine sécurité avec la demande d’un code PIN pour preuve d’identification du signataire. De plus, LiveConsent propose aussi un bon niveau d’authentification et d’intégrité des documents signés. La plateforme LiveConsent crée un tiers de confiance avec son coffre-fort où les documents numériques des entreprises sont gardés. De plus, le système d’archivage électronique est aussi présent. LiveConsent utilise le système d’horodatage électronique ainsi que l’option paraphe. LiveConsent accompagne les entreprises dans leurs processus de digitalisation.
Pour donner suite à l’installation de la solution de signature électronique, il est essentiel de familiariser le personnel de l’entreprise à la plateforme, sachant que le logiciel est facile à utiliser.